Belajar Menggunakan Query Pada Office Access

Admin tak akan bosan-bosan  berbagi informasi  tentang belajar office untuk sobat-sobat semua, kali ini  masih membahas microsoft office Access, yaitu akan  dijelaskan cara penggunaan query dan apa sih fungsinya ?

Query yaitu bisa digunakan untuk mengatur data yang akan ditampilkan/disimpan dari beberapa tabel menjadi suatu datasheet sehingga kita bisa mengetahui informasi yang kita butuhkan.Untuk lebih mempermudah dalam memahami penggunaan Query Access akan dibahas pada contoh sederhana berikut ini yaitu  “Membuat Data Base Peminjaman Buku Perpustakaan“.
Dalam pembuatan data base ini kita pisah atau bagi menjadi dua tabel yaitu :

1. Data buku untuk input data buku  (terdiri dari field name : Kode Buku, Judul Buku, Pengarang)
2. Peminjam untuk input data peminjam (terdiri dari field name : ID peminjam, Nama, Tanggal Pinjam, Tanggal Kembali, Kode Buku).Akan kita buat : Query Data Peminjaman Buku ?
(menampilkan Peminjam dan buku apa yang dipinjam beserta tanggalnya )

Dari dua tabel tersebut akan kita buat Query yang merupakan penggabungan deri duat tabel diatas untuk mendapatkan informasi data peminjam buku dan buku apa yang dipinjam serta tanggal-tanggalnya secara lengkap. Sehingga dengan begitu data  tersusun rapi, kemudian kita buat sistem dimana data buku yang dipinjam akan masuk kepeminjam secara otomatis dengan input kode buku saja.

Langsung saja langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :

Pertama buatlah table Data buku dengan field name dan data typenya seperti gambar dibawah ini, jika belum paham cara membuat tabel sudah dibahas pada artikel sebelumnya bisa lihat caranya disini Membuat Field Name Dan Mengubah Data Type Pada Microsoft Access

Selanjutnya kita inputkan beberapa data buku.

Kedua buatlah data Peminjam buku dengan field name dan data typenya seperti gambar dibawah ini.

Selanjutnya untuk lebih menarik dan user frendly buatlah formnya kemudian tambahkan beberapa tombol/button, seperti gambar dibawah ini. Jika belum paham cara membuat form silahkan baca artikelnya disini Belajar Membuat Button Pada Form Microsoft Access

Ket :

Cari : Find Record

Kembalikan  : Delete Record

Pinjam : Add New Record

Selanjutnya kita buat Query caranya Klik Tab menu Create >> Group Queries >>> Klik Query Design 

Akan muncul Show Tabel >>> Kemudian Add Kedua Tabel Tersebut.

Selanjutnya buat seperti gambar dibawah ini. Caranya seret field pada data buku dan Peminjam buku ke tabel bawah atau bisa juga di dobel clik secara berurutan sebagai berikut : No ID Peminjam, Nama Peminjam, Kode Buku, Judul Buku, Penerbit, Tanggal Pinjam, Tanggal Kembali.Kemudian buat relasinya untuk field yang sama yaitu Kode buku (Tabel Data Buku) >> Kode Buku (Tabel Peminjam Buku), selanjuntya disimpan dengan nama Data Peminjaman Buku.

Untuk melihat hasilnya klik Datasheet View berikut contohnya, setelah data peminjam diinput pada form peminjam buku :
 Terimakasih Selamat Mencoba, semoga bermanfaat.

Materi Selanjutnya...

Membuat Rumus Perhitungan Pada Tabel Office Access 2010

Pada artikel kali ini belajar office akan membahas salah satu perbedaan pada  microsoft office Access 2007 dengan 2010. Setelah admin coba pada office Access 2010 memiliki keunggulan dari seri lama yaitu pada filed name terdapat pilihan data type calculate sementara untuk versi 2007 tidak ada, dengan data type calculate kita bisa membuat rumus/fungsi pada tabel untuk perhitungan.

untuk itu pada artikel ini akan dibahas cara menambahkan rumus perhitungan matematika pada tabel microsoft office 2010 menggunakan data type calculated. 

Data Type: Calculated

Langsung saja langkah langkahnya yaitu sebagai berikut, sebagai contoh kita akan membuat entry nilai ujian nasional siswa dimana kita akan membuat rumus Jumlah nilai dan nilai rata-ratanya :

Pertama buatlah tabel dengan filed name dan data type seperti contoh gambar dibawah diatas :

Pada field name : Jumlah Nilai pilih data typenya >> Calculated, kemudian akan mencul tampilan Expresion bulider >> kemudian ketikan rumus sebagai berikut : [IPA]+[IPS]+[Matematika]+[Bahasa Indonesia] >>> klik OK

Expresion Bulider

Kemudaian Ppada field name : Rata-Rata pilih data typenya calculated, kemudian akan mencul Expresion bulider >> kemudian ketikan rumus sebagai berikut : ([IPA]+[IPS]+[Matematika]+[Bahasa Indonesia])/4 >>> klik OK

Selanjutnya buat form seperti gambar dibawah ini.

Form

Terimakasih, Selamat mencoba semoga bermanfaat.


Materi Selanjutnya...

Soal Latihan Belajar Membuat Data Base Access

Sebagai bahan latihan dan sekaligus untuk mengulang materi sebelumnya, berikut belajaroffice.com berikan contoh soal pembuatan data base pendaftaran siswa baru secara lengkap.
1.Buatlah tabel dengan field name dan data typenya sebagai berikut, bila belum mengerti langkah-langkahnya silahkan baca artikelnya disini Membuat Field Name Dan Mengubah Data Type Pada Microsoft Access

    A. Data Calon Siswa :

Field Name	Data Type	Ket
No Pendaftaran	Number
NISN	Number
Nama Lengkap	Text
Tempat Lahir	Text
Tanggal Lahir	Date/Time
Jenis Kelamin	Text	Combo Box
Agama	Text	Combo Box
Asal SMP/MTS	Text
No HP	Number
Alamat	Text
Foto	Attachment

 

2. Combo Box
Berikut Langkah-langkah Cara membuat Combo Box Pada Access
 

Name Combo Box	List Value	Ket
Jenis Kelamin	Laki-Laki, Perempuan
Agama	Islam, Khatolik, Protestan, Hindu, Budha

    

 B.Data Orang Tua/Wali Siswa

Field Name	Data Type	Ket
Nama Ayah	Text
Nama Ibu	Text
Pekerjaan Orang Tua	Text
Alamat Orang tua	Text
Nama Wali	Text
Pekerjaan Wali	Text

3. Control Button 
Berikut Cara Membuat Button Pada Access

Nama Button	Action/Perintahnya	Ket
Batal	Delete Record
Simpan	Save Record
Daftar	Add New Record

4. Buat Form
Berikut Cara membuat Form Pada Access

5. Buat Reportnya
Berikut Cara membuat Report Pada Accesss

Contoh hasilnya :

Form Tab Identitas Calon Siswa

Form Tab Identitas Orang Tua/Wali Siswa

Terimakasih semoga bermanfaat, selamat mencoba.

Untuk  file yang sudah jadi silahkan sobat belajaroffice.com bisa download di sini contoh data base pendaftaran siswa baru Access 
Passwordnya : www.belajaroffice.com 

Materi Selanjutnya...

Belajar Membuat Report Pada Microsoft Office Access

Setelah membuat tabel field name dan form beserta control button pendukunggnya, selanjutnya belajaroffice.com akan membahas cara membuat Report pada Microsoft office Access. Report yaitu digunakan untuk membuat lembaran laporan seperti bisa digunakan untuk membuat laporan data penjualan, laporan pegawai, laporan keuangan dsb.

Sebagai contoh artikel ini, kita akan buat report dari latihan sebelumnya yaitu belajar membuat report/laporan pendaftaran siwa baru, langsung saja langkah-langkah cepat, paling mudah dan simpel adalah sebagai berikut :

Klik pada menu Create >>> pada group Reports >>> klik icon Report

Membuat Report Access

Kemudian kita setting atau sesuaikan ukuran kolom, warnanya sesuai kebutuhan. 

Atau kita juga bisa memilih >> AutoFormat untuk pewarnaan dan style reportnya.

Auto Format

Berikut contoh hasilnya:

Hasil dari report

Untuk mengeditnya klik view >>> design view

Berikut fungsi icon pada group report

A.  Labels : untuk membuat report dengan format label standar dan bisa dicostumisasi.
B. Blank report : untuk membuat report kosong kita bisa tambahkan field, control dan mendesainnya sendiri.
C. Report wizard: untuk membuat report yang simpel dan bisa dicustumisasi.
D. Report Design : untuk membuat report kosong design view

Terimakasih, selamat mencoba semoga bermanfaat.

Materi Selanjutnya...

Belajar Mengatur Field Properties Pada Microsoft Access

Setelah pembuatan form aplikasi sederhana “pendaftaran siwa baru” menggunakan microsoft Access telah selesai dibuat, kemudian kita coba gunakan ternyata masih ada salah satu kekurangan yaitu data kosong atau tidak lengkap ketika kita save akan masuk kedata base. 

Form Pada Office Access

Sementara data-data tersebut sangat diperlukan untuk itu maka perlu adanya pengaturan supaya ada perigatan jika data penting belum di isi dengan penuh atau masih kosong.

Oleh karena pada postingan kali ini akan dibahas cara mengatur field properties, supaya ada peringatan ketika data belum terisi hal ini untuk menghindari kelupaan atau kesalahan.
Langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :

Masuk pada tabel, seperti biasa posisikan pada kondisi design view, caranya klik View >>> Design View.

field Properties

Kemudian klik pada setiap field name dibagian bawahnya terdapat field Properties.

Untuk memberikan peringatan bahwa data harus diisi maka >> pada Requeried >> pilih  Yes

Requeried

Selanjutnya ubah Requeried menjadi Yes pada masing-masing fieldnya yang datanya memang harus diisi, tidak boleh kosong.

Berikut penjelasan beberapa fungsi dari  field properties yang sering digunakan :

Field Size : digunakan untuk membatasi berapa jumlah karakter maksimal dari data yang akan di input, dan tidak boleh melebihi.

Format : digunakan untuk memberikan format tertentu pada penulisan data.

Input Mask : digunakan untuk menampilkan tulisan tertentu dilayar sebagai contoh untuk pasword dengan input mask xxxxx, tanggal 2/12/2001 dsb.

Default value : digunakan jika ingin menampilkan data yang sering di input pada form dan masih bisa diedit.

Required : yaitu data yang wajib diisi, tidak boleh dikosongkan maka pilih Yes, No tidak harus diisi

Indexed : yaitu digunakan supaya tidak terjadi duplikat data yang sama >> Pilih yes (No Duplicates)

Baru ini yang bisa belajaroffice.com ketahui untuk field properties, apabila ada yang mau menambahkan silahkan sobat-sobat sampaikan lewat komentar. Terimaksih semoga bermanfaat dan selamat mencoba.

 Materi Selanjutnya...

Cara Menambahkan Foto Pada Form Office Access

Artikel belajar microsoft access sebelumnya sudah membahas cara membuat Control Button dan Combo Box, rasanya kurang lengkap jika pembuatan biodata untuk “pendaftaran siswa baru” kalau belum ditambahkan foto.Untuk itu pada postingan belajar office kali ini akan dibahas cara menambahkan foto pada form microsoft Access, caranya yaitu dengan menggunakan attachment.

Menambahkan foto Attachment pada Access

Langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :

Langkah pertama yaitu jangan lupa setiap akan mengedit table atau form pada kondisi design view, dimana pada kondisi ini supaya bisa mengeditnya.

Selanjutnya  tambahkan field dan typenya pada tabel “pendaftaran siswa baru” dengan nama field “foto” dan data typenya “Attachment” >> kemudian simpan/Save

Selanjutnya masuk kepada pada formnya pendaftaran siswa baru, sama kondisikan pada Design View untuk mengeditnya, kemudian tambahkan Attachment, caranya klik menu Design >>> group Control >>> klik Attachment dan letakan pada form pendaftaran siswa baru tersebut.

Attachment

Kemudian kita hubungkan dengan fieldnya caranya >> klik pada Attachment yang kita buat tersebut akan muncul Property Sheet >>> pada tab Data >> Contol Source >> kita taruh pada field yang telah kita buat >> Foto.

Selanjutnya kita rapikan peletakannya, kita simpan dan bisa kita coba tes bisa measukan foto dari form tersebuta atau dari tabel.

Terimaksih selamat mencoba, semoga bermanfaat.


Materi Selanjutnya...

Belajar Membuat Combo Box Pada Office Access

Artikel belajar microsoft access sebelumnya sudah membahas cara membuat control button. Selanjutnya belajar office akan membahas cara menambahkan combo box.Combo Box yaitu digunakan untuk proses entry data, dimana datanya sudah ada (sudah fix ditentukan) dan user tinggal memilih. Keuntungan dari combo box yaitu untuk mengurangi kesalahan pengetikan dan supaya seragam, karena datanya sudah fix sesuai pilihan.

Untuk lebih jelasnya berikut contohnya :

Belajar Membuat Combo Box Pada Office Access

Pembahasan ini merupakan lanjutan dari latihan sebelumnya pembuatan “form pendaftaran siswa baru “, pada form tersebut akan kita tambahkan combo box “jurusan” dengan dua pilihan yaitu IPA dan IPS.

Langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :Pertama tambahkan terlebih dahulu kolom field baru dengan nama “jurusan” dengan data type “text” pada tabel pendaftaran siswa baru, sebagai tempat untuk menaruh data pilihan jurusan siswa, jika belum tahu cara membuat field name bisa baca disini cara membuat field name dan menentukan data typenya.

Selanjutnya pada form pendaftaran siswa baru kondisikan pada Design View, Setiap kali akan mengedit form atau tabel pastikan pada kondisi design view, caranya klik menu View >>> Design viewKemudian tambahkan combo box, caranya klik menu Design >>> group Control >>> klik Combo Box dan letakan pada form pendaftaran siswa baru tersebut.

Combo Box

Selanjutnya akan muncul tampilan common box wizard ada 3 pilihan yaitu, kita pilih saja : I will type in the value that i want ( maksundya : pilihan data dari kombo box kita ketik sendiri) >>> klik Next.

Muncul List Box Wizard, ketikan Jumlah kolom 1 atau bisa ditambah sesuai kebutuhan, selanjuntya ketikan pilihannya dalam pembahasan kita  jurusan yaitu ketikan “IPA” dan “IPS“. >>> klik Next

Akan muncul seperti dibawah ini, karena sudah kita buat tempat atau fieldnya pada langkah awal maka bisa langsung kita pilih yaitu pada filed “ Jurusan” selanjutnya klik next.

Selanjutnya beri nama label  “ Jurusan”
Selesai selanjutnya dirapikan kita bisa atur ukuran dan  peletaknnya, dan coba kita cek hasilnya apakah sudah berfungsi dengan benar.

Latihan Soal 1
Sebagai bahan latihan soal 1 silahkan sobat pada form pendaftaran siswa baru tersebut ubah/ganti textbox untuk “kelamin” menjadi combo box dengan pilihan “L/laki-laki dan P/perempuan”

Terimakasih selamat mencoba, semoga bermanfaat.

Materi Selanjutnya...